Територијална надлежност Архива
Историјски архив у Зајечару, као надлежна установа за заштиту покретних добара, врши надзор и превентивну заштиту архивске грађе и регистратурског материјала на територији града Зајечара и општина Књажевац и Бољевац.
Архив на територији архивског подручја врши стручни надзор над архивирањем, чувањем, стручним одржавањем и одабирањем архивске грађе, као и излучивањем безвредног регистратурског материјала коме је истекао рок чувања. Налаже мере за отклањање утврђених недостатака, даје стручну помоћ, и код надлежних органа покреће поступак против ималаца грађе регистратурског материјала уколико неизвршавају своје законске обавезе према архивског грађи. Такође на основу предвиђених законских овлашћења Архив даје сагласност Листе категорије регистатурског материјала са роковима чување које су саставни део Правилника о канцеларијском и архивском пословању, као и решења којим се одобрава излучивање безвредног регистратурског материјала. Према Закону о културним добрима, сређена и пописана архивска грађа, која има историјску вредност, предаје се надлежном Архиву после 30 година, од дана њеног настанка.
Архивска грађа
Архивска грађа је изворни и репродуктивни писани, цртани, штампани, компјутеризовани, фотографисани, филмовани, микрофилмовани, фонографски или на други начин забележени документарни материјал од посебног значаја за науку и културу у раду државних органа и организација, органа јединица територијалне аутономије и локалне самоуправе, политичких организација и њихових органа, установа и других организација, верских заједница, као и појединаца, без обзира на то када је и где настао, и да ли се налази у установама заштите или ван њих. ( Службени гласник РС 71/94 чл. 24)
Регистратурски материал
Регистратурски материјал чине: списи, компјутерски, филмски или видео запис; слике у покрету; текстови, снимци телевизијских програма, фотографски и фонографски снимци и на други начин састављени записи и документа; књиге и картотеке о евиденцији тих записа, записи и документи, текстови И снимци радио програма, као и микрофилмови о њима, примљени у настали у раду раду државних органа и организација, органа јединица територијалне аутономије и локалне самоуправе, политичких организација и њихових органа, установа и других организација, верских заједница док су од значаја за њихов текући рад или док из тог материјала није извршено одабирање архивске грађе у складу с одредбама Закона о културним добрима. ( Службени гласник РС 71/94 чл. 27 став 2)
Безвредан регистратурски материјал чини делови писане документације или на други начин забележен материјал, који је изгубио оперативну вредност за стараоца, тј. коме је престала важност за текући рад, а који није оцењен као архивска грађа.